← Terug naar index
De drie zaaktypen
Type 1
Zaak
Formeel werkitem met eigenaar, deadline en status. Aangemaakt via Zaakscenario. Verschijnt als tijdlijn-event op de klantkaart bij aanmaken én sluiten.
✓ Altijd zichtbaar voor huurder
Bijv: Huur opzeggen · Reparatieverzoek · Betalingsregeling
Type 2
Interne Zaak
Intern Embrace-object zonder klantcontact, waarvan de uitkomst direct bepaalt wat er met de huurder of diens Zaak gebeurt. Statuswijzigingen cross-posten als tijdlijn-event naar de gekoppelde reguliere Zaak.
✗ Nooit zichtbaar voor huurder
Bijv: Juridische beoordeling · Fraudecheck · Urgentiebeoordeling
Type 3
Verzamelzaak
Groepeert meerdere Zaken onder één overkoepelend werkitem. Broadcast-functie voor massale updates. Altijd intern.
✗ Intern — niet voor huurder
Bijv: Complexrenovatie · Beleidsmutatie alle huurders blok A
Wat een Interne Zaak wél is: Intern Embrace-object voor corporatieteams die werken aan een dossier zonder klantcontact, maar waarvan de uitkomst direct bepaalt wat er met de huurder of diens Zaak gebeurt — bijv. juridische aansprakelijkheidsbeoordeling, fraudecheck, urgentiebeoordeling. Zeldzaam en precies afgebakend.
Wat een Interne Zaak niet is: Een Work Order in Connect-it of een Invoice in Tobias365 zijn géén Interne Zaak. Dat zijn externe systeemobjecten. Factuurverwerking, leveranciersdisputen en budgetgoedkeuringen tussen corporatie en leverancier horen volledig in Tobias365 F&O — ze komen Embrace nooit in (Harde regel 6). Statuswijzigingen vanuit T365 of CIT die wél huurder-relevant zijn, komen als tijdlijn-events op de reguliere Zaak.
Wat een Interne Zaak niet is: Een Work Order in Connect-it of een Invoice in Tobias365 zijn géén Interne Zaak. Dat zijn externe systeemobjecten. Factuurverwerking, leveranciersdisputen en budgetgoedkeuringen tussen corporatie en leverancier horen volledig in Tobias365 F&O — ze komen Embrace nooit in (Harde regel 6). Statuswijzigingen vanuit T365 of CIT die wél huurder-relevant zijn, komen als tijdlijn-events op de reguliere Zaak.
PROCESMOTOR
CaseFlow — sequentiële klantzaken
CaseFlow is een procesmotor die op een Zaak draait. Elke stap is een volwaardige mini-Zaak — altijd zichtbaar voor de huurder, met eigen status en deadline. Stap sluit → volgende stap start automatisch. Als intern werk nodig is bij een stap, wordt een Interne Zaak parallel aangemaakt — buiten de zichtbare CaseFlow, nooit als stap.
📋 Hoofdzaak
→
Stap 1
→
Stap 2
→
Stap 3…N
→
Zaak sluit
Huur opzeggen
→
Voorinspectie
→
Sleuteloverdracht
→
Eindinspectie
→
Eindafrekening
Elke stap = Zaak · zichtbaar voor huurder · triggert volgende stap bij afsluiting
Aareon suite — systeemgrenzen & integraties
Huurder-facing
Embrace
Eigen stack · GraphQL · Niet native Dataverse
Zaak · CaseFlow · Conversatie
Tijdlijn · Portaal · Zaakscenario
Interne Zaak · Ruggespraak
⇄
Finance & Operations
Tobias365 F&O
D365 · Dataverse
Huurcontract / Overeenkomst
Invoice / Eindafrekening
ContractTermination
⇄
Field Service
Connect-it 365
D365 · Dataverse
Work Order (Inspectie)
Work Order (Reparatie)
Inspectie-rapport
Embrace → T365ContractTerminationByCustomer · Zaakscenario-fase
T365 → EmbraceInvoice status "Betaald" → tijdlijn-event op Zaak "Eindafrekening"
Embrace → CITWork Order aanmaken bij CaseFlow Zaak "Inspectie"
CIT → EmbraceWork Order "Afgerond" + rapport → tijdlijn-event · CaseFlow stap sluit
📡 Dataverse als eventstroom (Laag 1): Embrace publiceert zaakstatus-events als VERA-entiteiten naar Dataverse. Tobias365 en Connect-it lezen de stroom — geen directe koppeling nodig. Power BI kan hierdoor cross-suite dashboards bouwen. Doorkijk Laag 2: Power Automate in Dataverse neemt cross-system orchestratie over van Embrace (ContractTermination, Work Order aanmaken).
Tijdlijn architectuur
Gekoppeld aan een Zaak → verschijnt in de Zaak tijdlijn
of
Standalone (geen zaakkoppeling) → verschijnt op de Klantkaart tijdlijn
Deze routeringsregel geldt voor Conversaties én externe systeem-events. Een Zaak zelf staat altijd op de klantkaart tijdlijn.
🟡 Klantkaart tijdlijn — huurder ziet dit
Zaak aangemaakt / gesloten
Toont zaaktype + indien CaseFlow: huidige stapnaam
Toont zaaktype + indien CaseFlow: huidige stapnaam
Bijv: "Huur opzeggen · CaseFlow · Stap 3/4: Eindinspectie"
Conversatie (standalone)
Niet aan een Zaak gekoppeld
Niet aan een Zaak gekoppeld
Extern event (standalone)
T365/CIT event niet aan een Zaak gekoppeld
T365/CIT event niet aan een Zaak gekoppeld
⚪ Zaak tijdlijn — context binnen een Zaak
Statuswijzigingen
Behandelaar pakt op / zet door / rondt af
Behandelaar pakt op / zet door / rondt af
Conversatie (gekoppeld aan Zaak)
Zit in de Zaak, niet op klantkaart tijdlijn
Zit in de Zaak, niet op klantkaart tijdlijn
Extern event (gekoppeld aan Zaak)
Work Order status, Invoice → in de Zaak
Work Order status, Invoice → in de Zaak
Interne Zaak event
Intern signaal → behandelaar beslist wat volgt
Intern signaal → behandelaar beslist wat volgt
CaseFlow inhoud
Alle stappen, voortgang, stap-details
Alle stappen, voortgang, stap-details
Ruggespraak / @mentions
Intern, nooit zichtbaar voor huurder
Intern, nooit zichtbaar voor huurder
Zaakscenario — de startmotor
Elke Zaak wordt aangemaakt via een Zaakscenario. Het scenario leest context (huurder, eenheid, beleid), doorloopt beslislogica en maakt de Zaak aan. In de overstap naar Conversational wordt het Zaakscenario een AI-gedreven intake — dezelfde logica, maar via een gesprek.
Minimaal
Medewerker kiest categorie, Zaak wordt direct aangemaakt.
Gestructureerd
Intake met verplichte velden, gevolgd door handmatige opvolging.
Geautomatiseerd (SSS)
End-to-end beslisboom, Zaak opent/sluit automatisch, ERP-mutatie mogelijk.
Communicatie & samenwerking
Conversatie
Contactmoment · elk kanaal
Elk contactmoment tussen huurder en organisatie. Lichtgewicht registratie — geen formeel werkitem. AI-samenvatting via Unexus landt automatisch op tijdlijn.
Kan worden omgezet naar Zaak
Ruggespraak
Intern overleg in context
@mentions voor directe notificaties binnen Zaak/Conversatie. Social intranet voor breed bereik — respons landt terug in CRM-context. Vervangt het Taak-concept volledig.
Nooit zichtbaar voor huurder
Tijdlijn-event
Automatisch signaal
Statuswijziging op Interne Zaak of extern systeem (T365/CIT) genereert een auto-event op de tijdlijn van de reguliere Zaak. Behandelaar beslist welke actie volgt.
Interne signaal → klantkaart
Opdracht
Extern werkorder
Verstuurd naar extern systeem (onderhoudspartij, ketenpartner). Statuswijzigingen komen live terug in Embrace — zichtbaar voor huurder in portaal.
Zichtbaar voor huurder